KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

Kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla UD Prime tarafından aşağıda açıklanan kapsamda işlenmektedir.

Her türlü soru ve talebiniz için: info@udprime.com.tr

2. Hangi verileri işliyoruz

• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, e-posta, telefon, çalıştığınız işletme ve göreviniz.
• Hesap ve yetki: kullanıcı rolü, işletme ve departman yetkileri, ekip üyeliği.
• İşlem güvenliği: oturum ve giriş kayıtları, IP adresi, kayıtlı saha cihazı bilgisi, denetim (audit) kayıtları, iki adımlı doğrulama kaydı.
• Mesleki gelişim: atanan eğitimler, tamamlama ve sınav sonuçları.
• Operasyonel içerik: platforma yüklediğiniz veya oluşturduğunuz doküman, form kaydı, uygunsuzluk (DÖF), tedarikçi ve izlenebilirlik kayıtları.
• Görsel kayıt: görsel analiz için yüklenen saha fotoğrafları. Bu fotoğraflarda personel görünebilir; yüzler sunucuya kaydedilmeden önce otomatik olarak bulanıklaştırılır ve fotoğrafın bulanıklaştırılmamış hâli hiçbir yerde saklanmaz.
• Sohbet içeriği: yapay zekâya sorduğunuz sorular ve verilen cevaplar.
• Talep ve iletişim: ana sayfadaki sohbetten ilettiğiniz bilgi ve görüşme talepleri.

3. Hangi amaçlarla işliyoruz

• Hizmetin sunulması: hesap yönetimi, doküman ve kayıt akışlarının yürütülmesi, eğitim ve denetim hazırlığının takibi.
• Yapay zekâ destekli işlevler: soruların yanıtlanması, doküman taslağı üretimi ve saha fotoğrafının standart maddelerine göre incelenmesi.
• Bilgi güvenliği: yetkisiz erişimin önlenmesi, kötüye kullanımın tespiti ve denetim izinin tutulması.
• İletişim: destek taleplerinin, bildirimlerin ve görüşme isteklerinin yönetilmesi.
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve olası uyuşmazlıklarda hakkın tesisi.

4. Hukuki sebepler

Kişisel verileriniz, KVKK m.5/2 kapsamında; hizmet sözleşmesinin kurulması ve ifası için gerekli olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi, bir hakkın tesisi ve korunması ile temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaat sebeplerine dayanılarak işlenir.

Yapay zekâ destekli işlevler ile görsel analiz için yüklenen saha fotoğrafları AÇIK RIZANIZA (KVKK m.5/1) dayanır. Bu rızayı vermek zorunda değilsiniz; vermemeniz hâlinde platformun diğer işlevlerini kullanmaya devam edebilirsiniz. Rızanızı dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz; geri alma, o ana kadar yapılmış işlemleri etkilemez.

5. Yurt dışına aktarım

Platform; barındırma, veritabanı, yapay zekâ işleme ve e-posta gönderimi için yurt dışında yerleşik hizmet sağlayıcılardan yararlanır. Bu kapsamda verileriniz, hizmetin gerektirdiği ölçüde yurt dışına aktarılabilir.

Aktarım, KVKK'nın 7499 sayılı Kanun ile değişen 9. maddesi uyarınca; Kurul'un yeterlilik kararı bulunmadığı hâllerde standart sözleşme başta olmak üzere uygun güvencelere dayanılarak yapılır. İmzalanan standart sözleşmeler mevzuatta öngörülen süre içinde Kurul'a bildirilir.

Yapay zekâ işlemesinde gönderilen içerik, sağlayıcı tarafından model eğitimi için kullanılmaz.

• Barındırma ve uygulama altyapısı.
• Veritabanı hizmeti.
• Yapay zekâ işleme hizmeti (soru-cevap, doküman taslağı, görsel analiz).
• E-posta gönderim hizmeti (bildirimler).

6. Saklama süreleri

• Hesap ve iletişim verileri: üyeliğiniz sürdüğü müddetçe; sona ermesinden sonra zamanaşımı süreleri boyunca.
• Operasyonel içerik (doküman, kayıt, DÖF): işletmenizin kendi saklama politikası ve ilgili standardın gerektirdiği süre boyunca; standart aksini söylemedikçe ürün raf ömrü + 12 ay ilkesi esas alınır.
• Saha fotoğrafları: analiz kaydıyla birlikte, işletmeniz silmediği sürece saklanır; talebiniz hâlinde silinir.
• Güvenlik ve denetim kayıtları: mevzuatın öngördüğü süre boyunca.
• Ana sayfadan iletilen talepler: ilgilenildikten sonra makul süre içinde.

7. Otomatik karar ve yapay zekâ

Yapay zekâ çıktıları bilgilendirme ve taslak niteliğindedir; tek başına hukuki sonuç doğuran nihai bir karar oluşturmaz. Uygunsuzluk kaydı açmak, dokümanı onaylamak ve düzeltici faaliyet başlatmak gibi kararlar yetkili kişinin onayıyla verilir.

Görsel analizde çıkan bulgular öneri niteliğindedir; bulgunun geçerli olup olmadığına işletmeniz karar verir.

8. Veri güvenliği

• Yetki, rol ve izin bazlı erişim; her işletmenin verisi diğerlerine kapalıdır.
• Aktarım sırasında şifreleme (HTTPS) ve güvenlik başlıkları.
• E-posta ile tek kullanımlık giriş kodu, kaba kuvvet koruması ve oturum güvenliği.
• Denetim kaydı: kritik işlemler kim ve ne zaman yaptı bilgisiyle tutulur.
• Saha fotoğraflarında yüzlerin otomatik bulanıklaştırılması ve fotoğrafların yalnız yetkilendirilmiş istekle sunulması.

9. Haklarınız (KVKK m.11)

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini ve aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Kanundaki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonuç ortaya çıkmasına itiraz etme.
• Hukuka aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

10. Başvuru

Taleplerinizi Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak; yazılı olarak, kayıtlı elektronik posta (KEP) adresi, güvenli elektronik imza, mobil imza ya da sistemimizde kayıtlı e-posta adresiniz üzerinden info@udprime.com.tr adresine iletebilirsiniz.

Başvurunuz en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kurul'ca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Sonuçtan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.